Im Bereich des Facility Managements sind strukturierte und zuverlässige Daten längst keine Kür mehr – sie sind absolute Pflicht. Ob für den reibungslosen Betrieb, die Einhaltung von Kundenanforderungen oder die Planung von Wartung und Modernisierung: Saubere Asset-Daten sind die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Aber was passiert, wenn die Daten verstreut in verschiedenen Dateien liegen und intern niemand wirklich Kapazitäten hat, sie aufzubereiten? Genau vor dieser Herausforderung stand eines der führenden Facility-Management-Unternehmen Deutschlands. So haben wir es geschafft, das Problem effizient, kostengünstig und termingerecht zu lösen.
Das Problem: Überall Daten – aber niemand, der sie bearbeitet
Unser Kunde verwaltet ein großes Netzwerk von Lagerimmobilien in ganz Deutschland. Die Endkunden verlangten dringend strukturierte Asset-Daten für Analysen, doch intern fehlten Zeit und Motivation, um die Daten in die vorgegebenen Vorlagen einzugeben.
Zusätzlich waren die Erwartungen hoch:
- Keine fehlenden Felder – auch wenn Informationen schwer auffindbar waren
- Einhaltung strenger Deadlines
- Vertrauliche Behandlung aller Daten
Ein klassischer Fall von: „Wir brauchen das am besten gestern – und bitte fehlerfrei.“
Unser Ansatz: Strukturiert, transparent und menschlich
Anstatt die internen Teams unter Druck zu setzen, entschied sich der Kunde für einen klugen Schritt: Er hat mit notfaroff zusammengearbeitet und das Projekt ausgelagert. So sind wir vorgegangen:
Tägliche Zielvorgaben
Jedes Mitglied unseres Remote-Teams hatte ein klares Tagesziel. Das hielt die Motivation hoch und erlaubte eine präzise Zeitplanung.
Kontinuierliche Feedback-Schleife
Wir haben regelmäßige Abstimmungen mit dem Kunden durchgeführt, um sicherzustellen, dass unsere Arbeit den Anforderungen entspricht. Es ging nicht nur um Dateneingabe, sondern um die richtige Darstellung.
Genauigkeit im Fokus
Alle Einträge wurden am Ende des Tages doppelt geprüft. Diese zusätzliche Qualitätssicherung half, Fehler frühzeitig zu vermeiden.
Arbeiten in Echtzeit
Über SharePoint konnte der Kunde den Fortschritt live mitverfolgen und direkt Feedback geben. Diese Transparenz förderte das Vertrauen und beschleunigte den Prozess.
Das Ergebnis: Ein zufriedener Kunde mit strukturierten Daten
In nur wenigen Wochen hatte der Kunde genau das, was er benötigte:
- Vollständig ausgefüllte Templates zur Analyse
- Weniger interne Belastung
- Deutliche Zeit- und Kostenersparnis
- Einen verlässlichen Outsourcing-Partner
Und das Feedback war eindeutig:
„Wir sind wirklich zufrieden mit eurer Unterstützung. Ihr habt uns das Leben deutlich erleichtert.“
Warum es funktioniert hat
Bei notfaroff liefern wir nicht nur Arbeitskraft – wir liefern funktionierende Systeme. Mit einem gut organisierten Workflow, klarer Kommunikation und einem Team mit ausgezeichnetem Englisch haben wir aus einer mühsamen internen Aufgabe ein flüssig laufendes Projekt gemacht. Wenn auch Sie mehrere Standorte verwalten und bei der Datenaufbereitung nicht weiterkommen – Sie sind nicht allein. Sprechen Sie mit uns –wir helfen Ihnen gern.
